5S良好工作場所整理妙法

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引言

  根據近年各行各業的職業意外統計數字顯示,因為工場整理不善所造成的意外約佔半數以上(請參考表一)。常見的意外類別有滑倒、絆倒或在同一高度跌倒;被移動物件或與移動物件碰撞;或與固定或不動的物件碰撞等(請參考表二)。工作場所整理是任何機構改善安全工作環境的基礎,擁有良好的工作場所整理計劃,不但可以改善工作環境的安全及健康,也能夠加強員工的歸屬感和提高士氣,從而增加生產力及減少意外。

何謂工作場所整理

  工作場所整理的意義不單是指工作環境的清潔,還包括有系統地安排生產程序、工具、配備、貯存及供應物料等。工作場所整理是需要有系統地推行,按部就班地去做。其中一種被採用於工場整理概念便是日本的5S。



何謂5S-促進工作場所整潔的有效工具?

  起源於日本的5S「整理、整頓、清掃、清潔、修養」是促進工作環境整潔有效方法之一。除了強調現場管理外,5S所蘊含的真意是要培養員工養成工作場所整齊清潔、有條不紊的習慣、再藉此而改善工作環境的安全健康水平。

何謂5S的基本概念?

1. 整理

「要提高效率,應從整理開始」

為了避免工作場所出現凌亂情況,應清楚地將需要和不需要的物品分別出來,而「整理」就是把不需要的物品搬離現場(請參考表三)。這包括:

* 設立準則分別出什麼物品是需要的,什麼物品是不需要的。這包括考慮物品的使用次數、在甚麼時候需使用和物品的數量等(請參考表四)。
    
* 建立規則如何處理不需要的物品,包括丟棄、放回倉庫或賣掉。

2. 整頓

「避免浪費尋找時間,應有完善儲存方案」

為了讓員工容易找尋和放回需要的物品,「整頓」就是把這些物品有條理地安放和處理(請參考表五)。這包括:

* 建立一套識別物品的系統,把每項東西均列明名稱、應存放的位置及數量(請參考表六)。
    
* 有條理地安放需要的物品,以員工易於找到和取得為原則。

3. 清掃

「要確保工作場所清潔整齊又安全,應經常進行清掃工作。」

「清掃」是指掃除、清理污垢的動作,其著眼點不單要把工作場所打掃得整齊清潔,亦可在清掃時檢查各項設施、工具、機器是否在正常狀態(請參考表七)。這包括:

* 訂定每位員工應負責清掃的範圍(請參考表八)。
    
* 確保員工明白怎樣清掃他們的工作區域、設施和工具。
    
* 訓練員工在清掃時懂得怎樣檢查各項設施及工具是否在正常狀態(請參考表九)。

4. 清潔

「只有保持清潔及無污穢的工作環境,才可使員工工作時既安全及健康」

「清潔」是指乾淨無污穢,也就是把霉菌及污穢除去的乾淨狀態。要確保工作場清潔,機構是需要持續保持整理、整頓及清掃等活動(請參考表十)。這包括:

* 使用識別系統,張貼合適標籤和使用透明蓋子等目視工具以增加工作場所的透明度。
    
* 找出任何影響工作環境的安全及健康問題並加以改善,這包括處理油煙、粉塵、噪音及有害煙霧等問題(請參考表十一)。
    
* 把每一項整理工作場所的工作標準化。

5. 修養

「5S是以修養為始終、創造良好安全文化」

  要把每一項工作養成習慣去執行,員工是需要跟從一些準則,此處所強調的是創造一個具有良好安全習慣的工作場所(請參考表十二)。這包括:

* 讓每位員工參與安全的工作程序及跟從每一項法則。
    
* 讓每位員工親身體會實踐5S所帶來的改善和好處,從而養成自發性的安全改善行動(請參考表十三)。

如何推行5S?

  推行5S必須從最高管理層的政策方針開始,然後透過成立5S執行委員會,制定5S的行動計劃。最後主管應就推動表現作出評核。確定是否達到所定標準,與及尋找未來改善方向(請參考圖一)。

1. 制定推行5S的政策方針
* 機構的5S政策是一份由高層管理所簽署的明文規例,表明他對推行5S的決心,並承諾為培訓及改善項目提供所需資源(請參考表十四)。
    
* 向員工解釋他們在推動5S方面所擔當的角式,並呼籲他們支持及合作。
    
* 高層管理者應該有清晰的路向及明確的5S改革目標,此外亦必須身體力行,以身作則領導5S的執行工作(請參考表十五)。

2. 組織5S執行委員會
* 要將政策背後推動5S的良好動機變為實際行動,有效的溝通及合適的組織制度是非常重要。成立5S執行委員是可以鼓勵各職級員工積極參與推動5S工作(請參考表十六)。
    
* 高層管理者須要身體力行領導執行委員會的工作,並協助成立工作小組,確立每位員工在執行5S的職責。
    
* 要使員工有能力承擔其責任,主管必須為他們安排有關5S知識的培訓,以幫助他們建立正確的工作場所整潔態度。

3. 建立5S行動計劃與執行
* 機構須根據工作目標擬定5S行動計劃,這包括制定工作時間表,例如最先要進行大掃除或清理不要物品的行動(請參考表十七)。
    
* 然後機構可發行各樣推動步驟基準的5S手冊及守則,為員工在執行5S工作提供指引。
    
* 主管必須策動員工達成5S目標,並商議達成目標的方法。

4. 量度推行5S的表現及作出檢討
* 把執行5S所採取的行動和所達到的成效作好記錄,這些記錄能說明改善工作完成之前和之後的分別,對評估工作有莫大好處。
    
* 最後主管應就推動5S的表現作出評核,確定是否達到所定標準,從中決定應變措施和將來的改善行動。
    
* 機構可以透過巡查工作場所來評估5S執行的成效,主管可以利用5S審核工作表作為基本的評估範本。

良好工作場所整理推廣計劃

  為了鼓勵各行各業以更有效及有系統的方法實踐良好工作場所整理,職業安全健自2年前已開始向全港機構提倡「良好工作場所整理計劃」。吸引了超過二百六十間,來自各行各業的機構參加,如建造業、飲食及酒店業、製造業、文職及服務業、醫護服務業及貨物儲運業,參與人數多達十萬人。

  由於各界反應熱烈,本局今年再接再勵,再度推廣此項計劃,並分開3個階段進行,包括舉辦「良好工作場所整理工作坊」及「良好工作場所整理比賽」。本局更將2001年12月3日訂為全港「良好工作場所整理日」,參與機構可透過本局派發的簡易自用套件、海報及光碟於工作場所內實踐良好工作場所整理。

總結

  綜觀香港大部份機構所推行的5S計劃,並不一定需要龐大的金錢投資,亦未必要有複雜的先進設備協助,最重要的反而是管理層跟員工的信念一致,共同努力,透過現場管理使5S為持續改善工作提供一個務實的基礎。從企業層面來看,一個有效地實施5S的企業不單可以增加工作效率、建立安全及健康的工作環境、提高產品質素及減少故障出現,更可使員工對自己的工作環境及工作本身產生歸屬感,從而激發員工不斷改善工作方法以維持優良和安全健康的工作環境。正如品質之父戴明博士所指出:「管理者應該創造一個員工喜歡的工作環境,並以此自豪。」而這正是5S所創造的工作環境。

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